Planificare și organizarea timpului

4 instrumente putere pentru a-ți organiza activitățile și viața.

Ți se întâmplă să te lași ușor distras, să amâni lucrurile pentru 'mai târziu' sau să te auzi spunând deseori „nu am chef azi, altădată” ?

Ce bine! Înseamnă că ești și tu om cu slăbiciunile sale naturale 😊

Printre motivele amânării se numără suprasolicitarea, indecizia privind felul de a începe o activitate, lipsa unei reale finalități sau motivații ori perfecționismul care ne incită să vrem să facem lucrurile mult mai bine. *

Citește următoarele rânduri și testează măcar unul din instrumentele sugerate pentru o organizare mai bună a timpului. Să fie cu multă eficiență și însemnătate!

I. 3 cauze și soluții împotriva procrastinării

Procrastinarea este și ea o reacție obișnuită ca răspuns la diverși stimuli, așa că e bine să recunoști mai întâi stimulii, pentru a ataca direct rădăcina problemei.

Poate e un subiect mai 'profund' decât te așteptai, însă în realitate ne gestionăm pe noi înșine, și nu timpul. Așadar, îți propun să activezi disciplina și autocontrolul și să-ți asumi leadershipul față de tine însuți și modul în care te organizezi!

🎯 Îndepărtează din spațiul tău de lucru orice surse de distragere (da, inclusiv și MAI ALES telefonul),

🎯 Prioritizează beneficiile pe termen lung în detrimentul gratificației imediate,

🎯 Oferă activităților o semnificație și

🎯 Fă procesul puțin mai distractiv și atractiv.

Data viitoare când îți vine să 'lași pe mâine ce poți face azi', gândește-te: ce amâni de fapt?!

II. Matricea Eisenhower (Cei 4 D)

Matricea Eisenhower îți permite să-ți pui toate activitățile într-un loc și să-ți alegi ordinea în care le faci, pentru a fi cât mai eficient(ă). Principiul e simplu: sortezi totul în funcție de importanță și urgență și te apuci de treabă în această ordine:

1. DO (fă acum, activități non-negociabile)
2. DELAY (vor tranzita natural înspre Do)
3. DELEGATE (în caz că cei cărora le-ai delegat nu au reușit să te ajute)
4. DUMP - well, la ele de regulă renunți de tot 😀 sau te poți întoarce spre final de zi/ săptămână, cu condiția să-ți fi rezolvat restul sarcinilor și dacă vrei să te 'recompensezi'.

Desigur, e important să fii flexibil(ă) pe parcursul procesului, să aloci o durată realistă activităților și să actualizezi cadranele periodic. Îți poate da bătăi de cap la început, dar cu timpul ajungi să renunți la 'hârtie' și să ai totul structurat în mintea ta.

III. Diagrama GANTT

Cu unul dintre clienții din coaching 1:1, instrumentul care a prins cel mai bine a fost Diagrama GANTT. Cu toate că este originară din project management, acolo unde se lucrează mult în echipe și pe proiecte de durată, se poate adapta la nevoile și sarcinile individului, dacă ai în vedere 3 lucruri:

⏳ Sortare pe categorii de activități / arii de viață

⏳ Automatizare cât mai multă dacă e în suport electronic

⏳ Ajustări periodice (manuale) în funcție de progres sau schimbări de plan

Beneficiile descoperite de client:

✔️ Mă pune în acțiune, contrar amânării și comodității obișnuite

✔️ Îmi crește angajamentul față de planuri și modul în care îmi investesc timpul

✔️ Pot monitoriza progresul ușor, într-un mod atractiv vizual și altfel resimt reușita

IV. Calendarul sau Agendele și Listele de To Do

Spațiul în care se întâmplă toată magia de mai sus. 

Personal, lucrez destul de mult în online și am înlocuit de ceva timp agendele fizice cu calendarul digital, pentru următoarele beneficii:

• E mereu la îndemână și pe telefon
• Trimit invitații colaboratorilor
• Șanse minime de a suprapune evenimente sau taskuri personale
• Flexibilitate în planificare
• Notificările mă ajută să fiu pe fază și să mă deconectez de la evenimentul anterior
• Monitorizez timpul investit în anumite categorii și dacă îmi îndeplinesc obiectivele
• Păstrez un istoric mai lung decât poate memoria mea să ducă

Pentru că am diverse categorii de activități, faptul că mi le organizez pe culori face diferența:  

• Verde - Coaching și consiliere
• Albastru - Training
• Galben - Sport și mișcare
• Mov - Personal
• Roșu - Întâlniri și sarcini non-negociabile
• Gri - Pregătiri și creație

Și da, am același calendar în scopuri profesionale și personale, unde îmi adaug inclusiv sloturile de pregătire a conținutului și materialelor de training. Desigur, și agendele fizice sunt un super aliat dacă activitățile se desfășoară preponderent față în față și îți place să o porți după tine.

În ceea ce privește lista de To Do, deși pare simplă, sunt câteva reguli de luat în considerare:

• Fă-o dimineața sau chiar cu o seară înainte

• Alocă un deadline și prioritizează activitățile

• Ține-o mereu la vedere

• Nu te lăsa păcălit(ă) de dragul de a face liste, fără să treci cu adevărat la implementare

• Rămâi focusat(ă) pe câte un singur task odată

• Oferă-ți mici recompense când finalizezi sarcinile de pe listă

Iar dacă apare tentația de a lăsa pe mâine ce poți face azi, pune-ți întrebările: „Cum se va încadra asta în planurile mele de mâine? Mă ajut sau mai degrabă mă încurc dacă amân acum?”

În afară de suportul fizic (unde e mare satisfacția atunci când tai peste taskuri), mai poți apela la aplicații online de notițe sau memento-uri.

Caută ce ți se potrivește & hai să vorbim mai multe în coaching 1la1 ! ❤

* citatul de la începutul acestui articol este extras din cartea „Nu mai amâna! 50 de exerciții practice pentru a scăpa de tendința de a procrastina”, scrisă de Jacques Regard, ed. Philobia.

O recomand dacă îți dorești o abordare cât mai practică a subiectului și ești pregătit(ă) să faci schimbări reale!